Casos en los que no tener un sistema de gestión documental, puede provocar problemas legales.

Llega un exempleado a solicitar una referencial laboral por los 15 años que trabajo en la compañía, para poder ser vinculado en otra compañía.
en primer lugar se encuentra, que  la empresa no tiene un área específica, ni una persona encargada donde él pueda solicitar ese certificado, las personas a las que se dirige dentro de la empresa, lo empiezan a enviar de un lado a otro, y a la final no encuentra quien le dé respuesta, logra llegar a entenderse con el gerente de dicha compañía, y el le responde que no tienen ningún documento que especifique que el haya trabajado durante ese tiempo en la empresa.

El exempleado interpone una demanda y la empresa debe dar una explicación del porque no tiene los documentos de dicho extrabajador, la entidad fiscal se refiere a la empresa solicitando los documentos requeridos, en caso tal que no encuentre dichos documentos la empresa debe pagar una sanción, o llega a un acuerdo con el extrabajador.

Para evitar este tipo de problemas, las historias laborales de los empleados que fueron vinculados a la empresa deben de conservarse; por eso es importante tener conocimiento sobre el archivo histórico y tener un sistema de gestión documental.

La empresa “contrata a varios prestadores por prestación de servicios”, le entrega a cada prestador su contrato, pero nunca se percataron de verificar la revisión de cada contrato, que tuviera su firma, y que todos los prestadores si devolvieran el contrato con sus respectivos datos, tres de esos prestadores de servicio nunca entregaron el contrato firmado, lo cual para la empresa fue un problema legal muy grande, ya que trascurridos dos años uno de los prestadores se accidento, y ya que su contrato era a prestación de servicios, no tenía seguridad social, después de esto la empresa dejo de usar sus servicios, y esta persona, se asesoro con un abogado, “ diciendo que a él nunca le dieron un contrato”, y por ley si el trabajador tiene como demostrar que trabajo en una empresa y nunca firmo contrato, su contrato se convierte en contrato a termino indefinido, y en esta situación la empresa se tenia que hacer cargo de pagarle su seguridad social, pagarle la incapacidad que le darían por ese accidente y además pagar una sanción, por no haberle pagado seguridad social estos dos años transcurridos; como dicha empresa no tiene como demostrar que si se le dio un contrato a prestación de servicios, porque no había un área encargada, ni un sistema de gestión documental donde pudiesen verificar dicho contrato, a la empresa le toco responder por estos gastos.

Si la entidad fiscal de su país, le realiza una auditoria, y le pregunta por un soporte de una factura y su empresa posiblemente la tiene, pero están en los fondos acumulados (un montón de carpetas, sin orden alguno)

Si el soporte no esta o no puede ser encontrado, puede tener una sanción o multa.

Adicionalmente la entidad fiscal de su país puede decidir otorgarle un mes, para que encuentre dicho documento y tenga toda la gestión documental organizada, en caso de que nuevamente se realice la auditoria y usted no haya cumplido con dicha petición, tendrá otra sanción más alta.

La solución para evitar esta sanción es disponer de un mecanismo digital; Y así su empresa estará tranquila.