¿Qué es el Inventario Documental?
El inventario documental es un proceso de descripción de la información almacenada en los archivos y fondos documentales, Esto permite a la empresa realizar un seguimiento de los documentos, verificar su contenido y actualizar su información. El inventario documental le otorga grandes beneficios a una empresa como lo son controlar los registros de inventario, ahorrar dinero, preservar sus documentos de manera electrónica, mejorar la eficiencia y productividad, y optimizar el tiempo de los empleados.
El Inventario Documental es un proceso que implica la recopilación de la información que se encuentra en una organización. Esta información incluye todos los documentos de la organización, los cuales pueden ser de cualquier tipo, incluyendo documentos digitales, documentos impresos, documentos en papel, archivos, entre otros. El objetivo principal del inventario documental es identificar y clasificar todos los documentos existentes y almacenarlos de manera ordenada.
Así mismo, esto ayuda a la empresa a mantener una trazabilidad de los documentos, para garantizar su integridad y seguridad, con la finalidad de garantizar de manera exacta la recuperación y acceso a la información en el momento en que se requiera para su consulta. Según el tipo de empresas, el inventario se puede incluir los documentos relacionados con los presupuestos, facturas, órdenes de compra, contrataciones, normativas de la organización, pedidos de clientes, contratos, entre otros.
Tipos de inventarios documentales
- Inventario general trámite: Reporte trimestral de expedientes activos.
- Inventario de transferencia primaria: Reporte anual, solo si lo solicita el área para transferir expedientes que han completado su vigencia documental.
- Transferencias y Adquisiciones Documentales: Traslado, controlado de fracciones de fondos documentales, cuando éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.
La organización del inventario depende de la función que tendrá y de a data de los documentos. Por ejemplo, en los inventarios para eliminación, se pueden clasificar por tipo de documento, por fecha de emisión, por clasificación o depósito, entre otros criterios.
Beneficios del inventario documental
Los beneficios del inventario documental son numerosos, a continuación te nombramos los principales:
- Mayor productividad: La búsqueda y recuperación de documento será un proceso que se podrá realizar con mayor eficiencia gracias al inventario.
- Disminución de costos: Ya no será necesario contar y mantener grandes espacios donde guarda cientos o miles de archivos, estos documentos al encontrarse en un inventario documental, completamente digital, te permitirá ahorrar dinero al no tener que imprimir, fotocopiar o archivar dichos documentos.
- Ahorro de tiempo: Ahora toda la documentación será más fácil de encontrar y recuperar, esto gracias a que toda la información se encuentra en el mismo repositorio con las mismas reglas de descripción, clasificación y creación.
- Mejora del ROI: El inventario documental tiene la capacidad de mejorar el RIO, esto gracias a que aumenta la calidad, reduce los costos, mejora la productividad y asegura la organización de los documentos de la empresa.
- Mejorar los procesos: Automatizar los procesos indudablemente permite controlar todo el proceso relacionado con el inventario de los documentos, además mejora los tiempos de gestión y tramitación.
- Disminución de las pérdidas: Contar con un gran volumen de documentos en papel implica un riesgo a que se puedan perder, dañar, deteriorar, duplicar o sufrir a causa de los siniestros. La custodia de documentos permite decirle adiós al papel y preservar los archivos en una red donde estarán libres de cualquier peligro existente.
- Preservación de los documentos electrónicos: La tendencia se inclina a oficinas sin papeles y la creación de documentos electrónicos. Este nuevo matiz innovador permite preservar y conservar los documentos de manera electrónica.
- Personalización y seguridad: El inventario documental le ofrece seguridad a los datos críticos, siendo así sumamente importante para los ejecutivos y gerentes.
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