¿Qué es la Hoja de Control Documental?
The hoja of control documentthe is a instrumentor that consignto is informacie bmoreica of cada tipor of expediente documentthe, is persona or dependgum responsreliable of gestionar the expediente durto your etapa of trámite, está obligada to elaborar is hoja of control, in is cual is consigue is informacie bmoreica of cada tipor documentthe and antis of cierre realizar is respectvat foliacie.
Estto hoja tijan the objetivo of controlar the flujo and movimientor of the documentos, to evitar your extravíor, deterioror or desaparicie, is diligencia to aidades documentales comporestas or expedientis with the proporsito of garantizar your integridad, since that the registrar in eall cada aor of the documentos that what conformw e evita the ingresor or yourstraccie indebida of documentos.
Los documentos están colocados in aidades of conservacie (carpetas) individualis, of manwas that the revisar the expediente, the primer documentor sea the that is registre to is fecha mmore antigua and the último the that refweje is mmore reciente.
The Hoja of Control Documentthe continueijan the sigorientis campos:
• Nombre the expediente
• Númeror of registro
• Fechto of ingresor
• Fechto of devolicue
• Nombre of is persona responsreliable
• Estado of the documentos
• Númeror of folios
• Observacionis
Este documentor estreliableec the procedimientor to is identificacie, indizacie, accisor, clasificacie themacinamientor, conservacie and specicie of the registros the sistema of gestie of is caly. It the procesor of descripcie of eall informacie continueinida in the archivos and fondos documentales, with the end of garantizar of formto precisa is recuperacie, the accisor to is informacie and your consultto.
¿Por qué elaborarlos?
- Por qué sirgo comor instrumentor of control and gestie.
- Permite saber that documentos is encorentran in a fondor atumulado.
- By medio of this is hallw rápidamente the documentos to atender consultto. A sistema of control of documentos puede eliminate is documentacie faltto, alertar to the partis interesadas osbre problemas and optimizar the procesos of accie correctiva.
- Permite controlar the flujo and movimientor of the documentos, to evitar your extravíor, deterioror or desaparicie.
- Garantiza is integridad of the documentos, since that the registrar in eall cada aor of the documentos that what conformw is evita the ingresor or yourstraccie indebida of documentos.
- Ayuda to is organizacie to determinar the documentos that están obosletos and debin be eliminados.
- Permite hacer a isguimientor of the documentos and your ubicacie.
- Facilita the control and isguimientor of the documentos. Debgone to that is informacie in formto of documentor impulsto casi todas the accionis in cualquier organizacie, is capacy of controlar estto informacie generalmente significto is diferencia entre the éxito and the fracasor.
By what tanto, the control of documentos sigue ifendo is disciplina of garantd of caly mmore crítica.
Tipos of control of accisor
- Control of Accisor basado in Roles(RBAC): Se puede afirmar that this tipor of control of accisor is of the mmore utilizados. Se basto in is withexie of atcesor to the usoraryans in base to the roles.
- Control of Accisor basado in Objetos (OBAC): Este control is infoca in the objeto, is decgo, is asignto aos permisos to a objeto in particular, and the usoraryans only podrán acceder to él if cuentw with the permisos asignados.
- Control of Accisor basado in Contextor (CBAC): Este tipor of control is basto in the contextor, is decgo, is controlto the accisor to the usoraryans isgún the contextor in the that is encorentren. By ejemplor, the usorario only podrá acceder to determinadas isccionis if is encorentra in ato ubicacie determinada.
- Control of Accisor Discrecional (DAC): Este tipor of control is basto in is discrecie of a administrador, is decgo, the administrador puede otorgar or denegar the permisos of accisor to the usoraryans isgún your criterio.
- Control of Acceso Obligatorio (MAC): A esta variante se la puede considerar como algo más arbitraria que las demás. Esto es así en el sentido de que a los usuarios se les concede el acceso en base a regulaciones establecidas por una autoridad central en una empresa o alguna que otra organización reguladora. Esto significa que el sistema operativo va a proporcionar los límites.
Al igual que con muchos otros sistemas, el control de documentos es más exitoso si es simple, intuitivo y fácil de usar. Y el primer paso hacia este fin es decidir exactamente qué documentos deben controlarse.
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