Norma de Gestión Documental en Colombia
Nuestro Propósito en este Blog, es dar a conocer la Norma que regula la gestión documental en Colombia.
Como se mencionó en el artículo anterior de (¿Qué es un sistema de Gestión Documental?), en Colombia hay normatividad muy clara para las entidades públicas, acerca de la gestión documental. Estas son algunas de las normas:
Leyes de Gestión Documental
- Ley 594 del 2000-Título V Gestión de documentos-Artículo 21 Programas de gestión documental y Artículo 25 De los documentos contables, notariales y otros.
- Ley 594 del 2000-Título VI Acceso y consulta de los documentos-Artículo 27 Acceso y consulta de los documentos.
- Ley 594 del 2000-Título XI Conservación de documentos-Artículo 46 Conservación de documentos.
Decretos de Gestión Documental
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Decreto 0106 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.
Decreto de información especifica de Gestión Documental
Decreto 2609 del 2000, en el cual podemos encontrar el ámbito de aplicación, el tipo de información al cual aplica la gestión documental, tales como, documentos de archivo y archivos institucionales (físicos y electrónicos), sistemas de información corporativos, sistemas de trabajo colaborativo, sistemas de administración de documentos, sistemas de mensajería electrónica, portales, Intranet y Extranet, sistemas de bases de datos, disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), entre otros, cintas y medios de soporte (back up o contingencia) y uso de tecnologías en la nube.
Responsabilidad, coordinación y principios de la gestión documental en Colombia.
- Planeación
- Eficiencia
- Economía
- Control
- Seguimiento
- Disponibilidad
- Evidencia
- Agrupación
- Vínculo archivístico
- Protección del medio ambiente
- Autoevaluación
- Coordinación y acceso
- Cultura archivística
- Modernización habilidad de transferencia entre organizaciones
- Orientación al ciudadano
- Neutralidad tecnológica
- Protección de la información y los datos.
Este decreto es bastante preciso y claro con la obligatoriedad que tiene el sistema de gestión documental para las entidades estatales, nos habla de la aprobación, publicación, elementos, plan de capacitación y armonización del sistema de gestión documental.
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