¿Qué es un sistema de gestión documental?
Los Sistemas de Gestión Documental, son sistemas que se usan para archivar de manera correcta, la información física y digital de las empresas. Acá te ampliamos información de ellos.
Los sistemas de gestión documental son básicamente técnicas que se usan para archivar de manera correcta y buscar rápidamente cualquier información física o digital de tu compañía; esta forma es definida por cada empresa mediante procedimientos, en los cuales se precisa la metodología para almacenar, administrar y controlar la documentación existente.
Los sistemas de gestión documental, no son solo de manera digital; pues hay empresas que tienen gestión documental y la manejan en archivos físicos; pero, ¿esto qué implica? Tener un espacio físico, sea una oficina, una bodega o un sitio en el que se puedan archivar los volúmenes de documentos generados por la empresa; esto acarrea gastos de alquiler o de compra, necesitas una o varias personas para que esta documentación se mantenga en orden, custodiada y controlada de plagas y polvo que la pueda deteriorar; cuando necesites un documento, requieres trasladarte hasta el archivo físico para buscar esta información o solicitarla al encargado del archivo; en fin, un sinnúmero de pasos a seguir para poder tener información de un documento.
¿Cómo puedo evitar los riesgos asociados a la perdida de documentos?
Para todas estas posibles falencias que se presentan con una gestión documental física, hay una solución con la cual se estaría cumpliendo a cabalidad, con la normatividad exigida por las entidades gubernamentales o privadas, que en cualquier momento nos pueden estar solicitando información. La solución está, en un sistema de gestión documental, este puede estar a cargo del personal de gestión documental de la compañía, estos tendrán la responsabilidad de asignar los permisos de visualización, modificación o que se puedan compartir los documentos con cualquier parte interesada.
Ventajas de un Sistema o Software de Gestión Documental
- Escanear los documentos que tenemos en papel, para convertirlos en archivos digitales fáciles de trasferir
- Colocar nombres que nos permitan identificar los documentos y buscarlos rápidamente
- Archivar dichos documentos en el sitio correcto y de forma organizada.
- Tener el control de la documentación y el control del acceso.
- Mejorar la productividad de la empresa mediante la automatización de trámites documentales
Los sistemas de gestión documental, también son útiles al momento de tener la información asegurada; en el caso de los archivos físicos, se presenta el problema de deterioro o pérdida de documentación, pero con un sistema de gestión documental, podemos tener ese control y la seguridad que no habrá deterioro y que, según los permisos otorgados, se podrá llevar un historial de ingreso a cada carpeta o documento, y como ya se había mencionado anteriormente, también nos permite compartir documentos y siempre tener la versión más actualizada de estos.
¿Cuáles son los Procesos de Gestión Documental y que objetivo tienen?
- Planeación documental: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
- Producción documental: Es la generación de documentos en cumplimiento de sus funciones. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada área, por lo que estas deben tener en cuenta los formatos normalizados, las firmas autorizadas y el número de copias que se van a producir.
- Gestión y trámite de documentos: Es la dirección del documento, desde su elaboración hasta la realización que debe cumplir administrativamente; este se clasifica, se ubica en el nivel correspondiente, ordenado con su respectiva descripción en el sistema de gestión documental.
- Organización documental: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, encaminadas a la adecuada organización de los archivos.
- Transferencia documental: Actividades tendientes que garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la Organización. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
- Disposición documental: Es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo.
- Preservación documental:trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: la integridad física, that es la materialidad del document; la integridad intelectual, that es el contenido, y la integridad intencional, that es la intención y el fin del document.
- Valoración documental: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental T.R.D.
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