Terminology document management
Terminología de Gestión Documental
En este blog detallaremos la terminología más utilizada en los temas de Gestión Documental.
Como lo explicamos en nuestro blog anterior ¿Qué es un sistema de Gestión Documental? Decíamos que un Sistema de Gestión Documental, son técnicas que se usan para archivar de manera correcta y buscar rápidamente cualquier información física o digital de tu compañía o empresa. Igualmente, en este blog detallaremos los términos más relevantes dentro de todo el ámbito de Gestión Documental. Puedes ampliar la información con nuestro descargable PDF.
Términos más comunes
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Son un instrumento archivístico que permite la clasificación de los documentos que maneja la empresa desde su estructura orgánica e indica los criterios de retención y disposición final de la información.
FONDOS ACUMULADOS
Es una agrupación de documentos guardados y conservados por una entidad, sin un criterio de ordenación adecuado de carácter archivístico, y/o que no cuenta con instrumentos técnicos de archivo que hagan posible el acceso y consulta de la información.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
ARCHIVO CENTRAL
Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO
A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
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