¿Qué es el Fondo Documental?

Es un conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural de acumulación. Estos documentos pueden ser de naturaleza textual, gráfica, audiovisual u otra. El Fondo Documental es uno de los principales elementos de los archivos, donde se conservan los documentos originales y los que contienen información relevante para la organización. Se pueden usar para responder preguntas históricas y también para la toma de decisiones.

El fondo es generalmente el nivel más alto de disposición, y se utiliza para describir el conjunto de los archivos de una organización o los documentos de un individuo. Estos documentos incluyen documentos escritos, gráficos, audiovisuales, microformas, etc. Pueden ser originales o copias de seguridad de documentos originales. Estos documentos son importantes para documentar la historia de una organización, sus actividades y sus resultados.

Es una agrupación de documentos guardados y conservados por una entidad, sin un criterio de ordenación adecuado de carácter archivístico y/o que no cuenta con instrumentos técnicos de archivo que hagan posible el acceso y consulta de la información

El Fondo Documental es la colección de documentos relacionados con una organización o individuo en particular. Estos documentos incluyen registros escritos, gráficos, audiovisuales, microformas, y otros. Estos documentos son importantes para documentar la historia de una organización, sus actividades y sus resultados. El Fondo Documental se usa para responder preguntas históricas y toma de decisiones. Se trata de un conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural de acumulación.

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y localización de los documentos. La organización del fondo documental en un archivo responde a dos necesidades:

1. Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
2. Facilitar la localización conceptual inequívoca de los documentos es decir, aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo documental.

Para estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario

1. Conocer las características del organismo para el que se crea el fondo documental.
2. Establecer un sistema de clasificación para el fondo documental que permita la ubicación de los documentos en la estructura lógica de la organización.
3. Establecer una estructura de archivo que permita la organización y conservación del fondo documental.
4. Establecer un sistema de identificación y clasificación de los documentos.
5. Realizar una estrategia de preservación para el fondo documental que asegure su integridad y conservación. Conjunto de documentos que se generan o reciben en el desarrollo de las actividades de diferentes oficinas o unidades administrativas de una entidad.

Existen varios tipos de Fondos Documentales:

• Fondo Abierto: Son un fondo de archivo susceptibles de crecimiento por la transferencia documental, identifica los fondos documentales de una entidad, determina el tratamiento que se le debe dar si son varios.
• Fondo Cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de la funciones o actividades de la entidad o persona que los generaba.
• Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivistica. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad sin ninguna determinada organización de conservación.
• Fondo Donado: Es la totalidad de la documentación que se a recibido en una institución sin ningún titulo generoso.
• Fondo Adquiridos en Custodia: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica e la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Se pueden usar para responder preguntas históricas y también para la toma de decisiones.

El Fondo Documental es una colección de documentos que representan la historia de una entidad o un individuo. Estos documentos pueden ser originales o copias de seguridad de documentos originales. Los documentos incluyen registros escritos, gráficos, audiovisuales, microformas, etc. El archivo organizado facilita la conservación del Fondo Documental y la búsqueda y localización de los documento.