¿ La Conservación Documental?

1. Conservación Preventiva: Se trata de la preservación del deterioro, que debe iniciarse desde la construcción o adaptación el edificio en sí donde se encuentran los documentos (correcta distribución de espacios y orientaciones, adecuadas elección del inmobiliario, etc.).
2. Conservación de la Información: La conservación del contenido informativo de los documentos es uno de los puntos esenciales del plan de preservación del archivo. Se lleva a cabo a través de técnicas de reproducción: a fotocopia, la microfilmación y, por último, la digitalización que permite hacer copias con mucha rapidez conservando una buena calidad de imagen.

Lo cierto, es que el fondo bibliográfico y documental (tanto físico como digital) se deteriora con rapidez debido a una serie de factores. Y es que, el material documental es susceptible a la degradación física (cambios de temperatura, humedad, luz, etc.), así como a la degradación química (papel, tinta, etc.) y a la degradación biológica (insectos, hongos, etc.). Por ello, es importante asegurar una adecuada conservación documental.

Los factores más comunes de degradación documental son:

• Factores Ambientales: Hablamos de la humedad, la temperatura, la luz y el polvo. Aunque, de todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la conservación de los materiales es la humedad. Y es que, esta favorece el desarrollo de microorganismos y reacciones de oxidación e hidrolización de la celulosa que dañan gravemente los archivos en papel.
• Factores Ambientales: Hablamos de la humedad, la temperatura, la luz y el polvo. Aunque, de todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la conservación de los materiales es la humedad. Y es que, esta favorece el desarrollo de microorganismos y reacciones de oxidación e hidrolización de la celulosa que dañan gravemente los archivos en papel.
• Factores Biológicos: En este caso, encontramos microorganismos, insectos y vertebrados. Es decir, existencia de una actividad biológica en los depósitos que suele ser irremediable. A su vez, esta se debe a dos factores: en primer lugar, muchas veces la celulosa y los materiales proteínicos constituyen una fuente de alimento; y el segundo factor, ligado al primero, hace referencia a las condiciones ambientales de los archivos.
•  Factores Inducidos por el Hombre: Uno de los factores que más afecta al patrimonio bibliográfico y documental. Aunque, es cierto que unas veces es un daño inducido conscientemente y otras por negligencia o ignorancia. Dentro de estos factores, están incluidos el entorno, los actos violentos o robos, el uso y la manipulación de los fondos,. Y es que, no siempre se hace de una forma responsable y cuidadosa.
• Factores Catastróficos o Accidentales: Nos referimos al agua y el fuego, y pueden causar graves daños en los documentos. Por ejemplo, se pueden dar roturas de cañerías, filtraciones, atascos de bajantes o fallos en las construcciones colindantes.

Es importante recalcar que la conservación preventiva corresponde e incluye a todas las personas y todas las actividades que tienen relación con los documentos. Por ello, es necesario que todos los usuarios sepan cuales son las normas que deben seguir para mantener la integridad de los mismos, a los cuales se les deberá garantizar su conservación a largo plazo, aplicándoles las mejores técnicas procedimentales para la conservación de los soportes, evitando de esta manera, la materialización de posibles riesgos que generen deterioro o pérdida de información.