¿Qué es un documento electrónico?

Así pues, los procesos de gestión documental permiten administrarlos de forma independiente de cual sea su soporte, pero en este caso un documento electrónico es el registro de la información generada, recibida, almacenada, comunicada, manipulada o conservada en un medio electrónico de tratamiento de la información que permanece en ellos durante su ciclo de vital. Es producido por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratado conforme a los principios y procesos archivísticos.

En consecuencia, es importante tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, algunos de ellos se convierten en el transcurso de su gestión, de igual manera no todos los documentos electrónicos son documentos electrónicos de archivo, dado que estos deben tener ciertos componentes y cumplir con características que garantizan su conservación y preservación a largo plazo. Por su parte, un archivo electrónico es un conjunto de documentos electrónicos ordenados y clasificados, generados por una persona o entidad en razón de sus actividades, con una finalidad institucional, administrativa o privada, que se conserva en formato electrónico.

Documento electrónico también conocido como documento digital, es una representación de información, sea de carácter gráfico, numérico o alfanumérico, que se encuentra almacenada, recibida o transmitida en medios electrónicos de tratamiento de la información, los documentos electrónicos pueden ser generados por personas naturales o por personas jurídicas, y según su contenido pueden ser:

• Documentos personales: Corresponden a las actividades personales de las personas naturales que pueden o no estar relacionadas con actividades de carácter institucional.
• Documentos institucionales: Corresponden a las actividades de las personas jurídicas que cumple la función de generar, recibir, almacenar, comunicar, manipular o conservar información.

Los documentos electrónicos tienen una naturaleza digital, esto quiere decir que están formados por un conjunto de datos codificados que pueden ser manipulados por una computadora. La principal característica de los documentos electrónicos es que su formato permite su almacenamiento, transmisión y manipulación de manera electrónica. Otras características de los documentos electrónicos son:

• Pueden ser generados, almacenados, transmitidos y manipulados de manera electrónica.
• Pueden ser de cualquier tipo de contenido: texto, imágenes, audio, video, etc.
• Pueden ser de cualquier tamaño.
• Pueden estar en cualquier formato.
• Pueden ser fácilmente copiados y modificados.
• Pueden ser protegidos por medios electrónicos de seguridad.

Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que su formato permite su almacenamiento, transmisión y manipulación de manera electrónica, Componentes propios y únicos de cada documento electrónico:

• Metadatos: Son un conjunto de datos que describen y facilitan el acceso, la gestión y la administración de los documentos electrónicos, los metadatos pueden ser generados de forma automática o manual, y su finalidad es la de describir el contenido y la estructura de un documento electrónico, así como su contexto y su relación con otros documentos.
• Lista de control de acceso: Es la lista que especifica los niveles de acceso permitidos a un documento electrónico y las condiciones de acceso, la LCA puede ser generada de forma automática o manual, y su finalidad es la de proteger la información contenida en un documento electrónico, la lista especifica los permisos de los usuarios a nivel de roles, grupos y accesos, está directamente relacionada con los niveles de seguridad a la información que se establezcan encada una de las organizaciones.
• Historia de eventos: Es un registro secuencial de los eventos o acciones que han modificado el estado de un documento electrónico a lo largo de su ciclo de vida: eventos, funciones, usuarios o acciones, esto hace parte de la cadena de custodia y es útil para definir el contexto sobre el cual es gestionado cada documento. La historia de eventos puede ser generada de forma automática o manual, y su finalidad es la de permitir el control de los cambios realizados a un documento electrónico, así como también la trazabilidad de las acciones realizadas sobre el mismo.