¿Qué es la Hoja de Control Documental?
La hoja de control documental es un instrumento que consigna la información básica de cada tipo de expediente documental, la persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control, en la cual se consigue la información básica de cada tipo documental y antes de cierre realizar la respectiva foliación.
Esta hoja tiene el objetivo de controlar el flujo y movimiento de los documentos, para evitar su extravío, deterioro o desaparición, se diligencia para unidades documentales compuestas o expedientes con el propósito de garantizar su integridad, ya que al registrar en ella cada uno de los documentos que lo conforman e evita el ingreso o sustracción indebida de documentos.
Los documentos están colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que se registre a la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente.
La Hoja de Control Documental contiene los siguientes campos:
• Nombre del expediente
• Número de registro
• Fecha de ingreso
• Fecha de devolución
• Nombre de la persona responsable
• Estado de los documentos
• Número de folios
• Observaciones
Este documento establece el procedimiento para la identificación, indización, acceso, clasificación almacenamiento, conservación y disposición de los registros del sistema de gestión de la calidad. Es el proceso de descripción de ella información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación, el acceso a la información y su consulta.
¿Por qué elaborarlos?
- Por qué sirve como instrumento de control y gestión.
- Permite saber que documentos se encuentran en un fondo acumulado.
- Por medio de este se hallan rápidamente los documentos para atender consulta. Un sistema de control de documentos puede eliminar la documentación faltante, alertar a las partes interesadas sobre problemas y optimizar los procesos de acción correctiva.
- Permite controlar el flujo y movimiento de los documentos, para evitar su extravío, deterioro o desaparición.
- Garantiza la integridad de los documentos, ya que al registrar en ella cada uno de los documentos que lo conforman se evita el ingreso o sustracción indebida de documentos.
- Ayuda a la organización a determinar los documentos que están obsoletos y deben ser eliminados.
- Permite hacer un seguimiento de los documentos y su ubicación.
- Facilita el control y seguimiento de los documentos. Debido a que la información en forma de documento impulsa casi todas las acciones en cualquier organización, la capacidad de controlar esta información generalmente significa la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Por lo tanto, el control de documentos sigue siendo la disciplina de garantía de calidad más crítica.
Tipos de control de acceso
- Control de Acceso basado en Roles(RBAC): Se puede afirmar que este tipo de control de acceso es de los más utilizados. Se basa en la conexión de acceso a los usuarios en base a los roles.
- Control de Acceso basado en Objetos (OBAC): Este control se enfoca en el objeto, es decir, se asigna unos permisos a un objeto en particular, y los usuarios solo podrán acceder a él si cuentan con los permisos asignados.
- Control de Acceso basado en Contexto (CBAC): Este tipo de control se basa en el contexto, es decir, se controla el acceso a los usuarios según el contexto en el que se encuentren. Por ejemplo, el usuario solo podrá acceder a determinadas secciones si se encuentra en una ubicación determinada.
- Control de Acceso Discrecional (DAC): Este tipo de control se basa en la discreción de un administrador, es decir, el administrador puede otorgar o denegar los permisos de acceso a los usuarios según su criterio.
- Control de Acceso Obligatorio (MAC): A esta variante se la puede considerar como algo más arbitraria que las demás. Esto es así en el sentido de que a los usuarios se les concede el acceso en base a regulaciones establecidas por una autoridad central en una empresa o alguna que otra organización reguladora. Esto significa que el sistema operativo va a proporcionar los límites.
Al igual que con muchos otros sistemas, el control de documentos es más exitoso si es simple, intuitivo y fácil de usar. Y el primer paso hacia este fin es decidir exactamente qué documentos deben controlarse.
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