¿Preservación documental?
La preservación documental incluye un conjunto de medidas tendentes a asegurar el buen estado de los documentos originales de una organización. Estas medidas incluyen la protección física a través del uso de materiales especialmente diseñados para resistir el paso del tiempo, la digitalización de documentos para hacerlos más accesibles y la organización y clasificación de los documentos para facilitar su localización. La preservación documental es una parte importante de la gestión de documentos ya que permite la preservación de la memoria de una organización.
La preservación aborda los aspectos gerenciales, lo que deja claro que no sólo se trata de la preservación física de los documentos, sino también de la preservación de su información. Esto incluye la organización de los documentos para facilitar su recuperación, así como la implementación de técnicas para asegurar que la información permanezca inteligible. Estas técnicas incluyen la migración de documentos a formatos más modernos, la conversión de documentos a un formato digital, la digitalización de documentos y la compresión de los mismos.
Deja claro que no son acciones aisladas, sino por el contrario, debidamente planificadas para desarrollar los procesos necesarios para garantizar la preservación documental. Esto implica la adopción de una serie de medidas como el uso de materiales adecuados para su conservación, la creación de una estrategia de digitalización y la implementación de políticas de preservación documental.
Se considera como un “conjunto de acciones tomada para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro, mientras la conservación son todas las medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos. En resumen, la preservación documental se refiere a un conjunto de medidas destinadas a asegurar el buen estado de los documentos originales de una organización.
Estas medidas incluyen la protección física, la digitalización, la organización y clasificación de los documentos, la migración de documentos a formatos más modernos, la conversión de documentos a un formato digital, la digitalización de documentos y la compresión de los mismos.
Entre sus fines están:
a) Prevención de la información a través de los cambios de formatos.
b) Lograr que el soporte físico permanezca lo más intacto posible a largo plazo.
Se considera como un “conjunto de acciones tomada par anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro, mientras la conservación son todas las medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos.
En resumen, la preservación documental se refiere a un conjunto de medidas destinadas a asegurar el buen estado de los documentos originales de una organización. Estas medidas incluyen la protección física, la digitalización, la organización y clasificación de los documentos, la migración de documentos a formatos más modernos, la conversión de documentos a un formato digital, la digitalización de documentos y la compresión de los mismos.
Entre sus fines están:
a) Prevención de la información a través de los cambios de formatos.
b) Lograr que el soporte físico permanezca lo más intacto posible a largo plazo.
Se considera como un “conjunto de acciones tomada par anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro, mientras la conservación son todas las medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos.
En resumen, la preservación documental se refiere a un conjunto de medidas destinadas a asegurar el buen estado de los documentos originales de una organización. Estas medidas incluyen la protección física, la digitalización, la organización y clasificación de los documentos, la migración de documentos a formatos más modernos, la conversión de documentos a un formato digital, la digitalización de documentos y la compresión de los mismos.
Por lo tanto, la prevención es la primera fase y abarca toda clase de actividades económicas y administrativas al servicio de la prevención con el deterioro de los documentos. La conservación es el segundo paso y abarca todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos.
La preservación trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos:
- La integridad física, que es la materialidad del documento.
- La integridad intelectual, que es el contenido.
- La integridad intencional, que es la intención y el fin del documento.
La preservación pretende prolongar la vida del documento estudiando todas las medidas posibles: el control de las condiciones medioambientales, la formación del personal que manipula dicho fondo, las medidas preventivas frente a agentes nocivos y los sistemas de volcado de información con medidas de prevención frente a la pérdida de información.
Si bien, tradicionalmente, tanto creadores como usuarios finales de los documentos no han estado muy implicados en el proceso de archivo digital, es un hecho reconocido que los proveedores de servicios de publicaciones cumplen otros papeles adicionales en la cadena de información.
En conclusión, la preservación documental es un conjunto de medidas orientadas a asegurar el buen estado de los documentos originales de una organización. Estas medidas incluyen la protección física, la digitalización, la organización y clasificación de los documentos, la migración de documentos a formatos más modernos, la conversión de documentos a un formato digital, la digitalización de documentos y la compresión de los mismos. El fin último de la preservación es asegurar la integridad física, intelectual e intencional de los documentos.
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