¿Qué es la Tabla de Retención Documental?

La tabla de retención documental es un instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, cuánto tiempo se deben guardar y qué procedimientos se debe seguir para su conservación. Esta tabla es un índice de los documentos y registros que una entidad debe conservar durante un periodo de tiempo determinado, y sirve como guía para el proceso de archivo de documentos.

Esta tabla también ayuda a los gerentes a tomar decisiones acerca de la destrucción de documentos, así como para asegurar la preservación de los documentos importantes, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Las tablas de retención documental se define como el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de documento. Las tablas de retención documental establecen el tiempo de conservación de documentos y registros de acuerdo con los requisitos legales, de seguridad y de auditoría y los de la organización.

Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos mas utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de Retención Documental, la cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempo de permanencia de los documentos, así como su disposición final.

Estas tablas se caracterizan por ser un elemento de vital importancia para una correcta gestión documental, ya que permiten que se mantenga un control sobre los documentos, registros y demás información generada en la organización, así como también definir los pasos a seguir para su conservación, preservación y destrucción.

Es decir, por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura organizacional, se puede establecer los tiempos de retención documental para cada uno de los documentos, así como también los procesos y procedimientos que se deben seguir para su correcta gestión, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes documentos a fin de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir cuando su ciclo de vida haya terminado.

Beneficios de las Tablas de Retención Documental

1. Facilita la recuperación de la información.

2. Racionaliza la producción documental.

3. Facilita el control y acceso de los documentos.

4. Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.

5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar documentación relevante.

6. Controlar y monitorear el ciclo de vida de los archivos.

7. Enlistar en series y tipos de documentos, haciendo un reconocimiento de la estructura organizacional.

8. Entender y manejar correctamente los ciclos por los que pasa un documento y el tiempo prudencial que debe estar en cada uno.

9. Reconocer la clasificación de la información según la necesidad e importancia que éste represente para la empresa.

Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y del manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y correcto uso de la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y la eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la empresa

El archivo electrónico es un sistema de almacenamiento de información digital. Esta información se almacena en dispositivos electrónicos o en la nube. El archivo electrónico permite almacenar, recuperar y rastrear documentos de forma rápida y sencilla.

Los archivos electrónicos también se conocen como archivos digitales, archivos informáticos o archivos informáticos. Los archivos electrónicos permiten la indexación de la información, lo que significa que se pueden buscar y encontrar fácilmente documentos específicos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo. Además, los archivos electrónicos pueden ser compartidos de manera segura y de forma eficiente con otras personas.