¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA NORMATIVIDAD EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

En la gestión documental, las normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía máxima a seguir, el fundamento que sustenta el proceso. El cumplimiento de las mismas es de vital importancia, y su incumplimiento supone multas y sanciones que pueden llegar a comprometer la estabilidad económica de la empresa. Se debe tener en cuenta al momento de ejecutar los procedimientos requeridos para la administración y control de la información.

Los documentos son el timón de la sociedad, el fundamento de la economía y el soporte de la cultura. Permiten la transmisión de la memoria, la identidad y los derechos de las personas y de las instituciones. Mientras existan documentos, existirá la necesidad de su gestión, cuanta información hay consignadas en una carta, acta o reporte que has realizado a lo largo del desarrollo de tus actividades.

La gestión documental es una disciplina mediante la cual se pretende el control y administración de la información, almacenándola, clasificándola y preservándola, de tal forma que se mantenga íntegra y se pueda acceder a ella de forma oportuna y eficiente. Por lo tanto, la gestión documental es la disciplina que estudia y se encarga del tratamiento, administración y control de los documentos, considerando todos sus aspectos: físicos, electrónicos, legales, éticos, sociales, culturales, entre otros.

La gestión documental es de vital importancia para toda organización, tanto pública como privada, y se debe tener en cuenta al momento de ejecutar los procedimientos requeridos para la administración y control de la información, es por eso que se crean una cantidad de normas para cada momento del documento. Las normas se convierten en los cimientos de la gestión de documentos electrónicos y protegen los datos y la información de las organizaciones, para la correcta ejecución de los deberes y derechos de los clientes y de la empresa en general.

Es la norma nacional la que establece las bases y fundamentos de la gestión documental electrónica, la cual debe estar respaldada y respetada por todas las organizaciones, para un mejor funcionamiento y cumplimiento de los objetivos, la cual establece un conjunto de requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la información, establece requisitos y recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de conservación de registros electrónicos.

Las normas y la legislación sobre gestión documental tienen una función muy importante, y es la de establecer unas pautas y unos límites claros a la hora de gestionar la información. De esta forma, se evitan errores y se garantiza el correcto funcionamiento de los sistemas de gestión documental.

La gestión documental es una disciplina muy importante, que se encarga de la administración y el control de la información. Para ello, se utilizan una serie de normas y de leyes que establecen unos límites claros y unas pautas a seguir. El cumplimiento de las mismas es de vital importancia, y su incumplimiento supone multas y sanciones que pueden llegar a comprometer la estabilidad económica de la empresa.