Las Tablas de Valoración Documental son el producto de análisis y organización de un fondo acumulado de documentos que se hace para establecer un orden de conservación y eliminación de los mismos. Es una herramienta que permite clasificar los documentos de acuerdo a su importancia, utilidad y necesidad de conservación, de modo que se puedan evaluar los documentos y decidir cuáles deben permanecer y cuáles deben ser eliminados.
También se presenta un listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final; se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades públicas y privadas. Esta herramienta permite implementar una política de manejo documental que contribuya a la eficiencia en la administración de los documentos.
De igual modo ya que tener en cuenta que la normatividad exige el uso de la herramienta y programas, para garantizar la transparencia en el proceso de administración. Es por esto que las tablas de valoración documental dan paso al análisis y organización, las cuales llevan a cabo una revisión objetiva de los documentos, con el fin de determinar su destino en el proceso archivístico.
Sirven de soporte para recuperar la memoria institución de una empresa, ya que como elemento archivístico, su eficacia es garantizar el analizar y categorizar del fondo acumulado; la recopilación de esta información permite identificar cómo se originó la documentación en cada periodo, y exponer los cambios en la producción de forma clara y sencilla al momento de finalizar su ciclo de vida útil.
La tabla de valoración documental es una herramienta útil para organizar y mantener el orden de los documentos de una empresa, ya que permite definir una política de manejo documental que contribuya a la eficiencia en la administración de los documentos.
Su uso permite:
- Estipular tiempos
- Guiar al área de archivo en el manejo de los documentos
- Garantizar el derecho a la información
- Favorecer la selección documental
- Analizar la adecuada conservación de los archivos
Las compañías deben tener como prioridad el mejoramientos en sus procesos archivísticos y esto pate desde el desarrollo de un programa de gestión documental que incluya la tabla de valoración documental. Esto se debe a que esta herramienta permite la evaluación de los documentos, determinando cuales deben ser conservados y cuales eliminados, de forma tal que se respete la normatividad vigente y se mejore la eficiencia en la administración de los documento.
Uno de los objetivos primordiales de este instrumento es la clasificación y depuración de los documentos, para ser almacenados de manera adecuada, ya sean documentos físicos o electrónicos, generando un cerdo de seguridad sobre los mismos, dango acceso a la información de manera precisa y en tiempo real, generando un aumento de la productividad y tiempos de respuesta más agiles en los distintos procesos de la compañía.
Valores Primarios: Estos permiten analizar los documentos teniendo como base sus organismos de origen. Ayuda a vislumbrar la utilidad de la información y su soporte a temas legales o de registro financiero, los organismos que se tienen en cuenta son:
Teniendo estos y otros puntos claros sobre el registro documental de la empresa, se logra determinar la disposición final de la información, con el fin de plantear los centros de información relevante en el ejercicio de la empresa.
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