¿Qué es el Cuadro de Clasificación Documental?

El cuadro de clasificación es una herramienta de gestión documental que se utiliza para asignar códigos de clasificación a los documentos de una organización. Se basa en la idea de que los documentos se pueden agrupar de acuerdo con sus temáticas y características, lo que facilita su almacenamiento y recuperación. Es un instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia, en el cual se agrupan series, sub series y tipos documentales, de acuerdo con un criterio lógico y sistemático, con el fin de simplificar la clasificación, la ordenación, la conservación y la recuperación de la información.

El cuadro de clasificación en los archivos, sirve de base para realizar el resto de las actividades: descripción, valoración, recuperación , difusión, etc. Este instrumento refleja de una manera jerárquica y lógica las funciones y actividades de nuestra empresa, dependencia o institución, y nos ayuda a ubicar los documentos según su contenido y función.

Es una herramienta que permite la asignación y revisión de las series documentales producidas o recibidas en la empresa es decir, que su diligenciamiento es el reflejo organizado, controlado y jerarquizado de las funciones, información y demás aspectos empresariales. En él aparecen todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte ( fotográfico, papel, electrónico, etc) y de su cronología. El cuadro de clasificación facilita el trabajo de los documentalistas, ya que éstos no tendrán que inventar un sistema de clasificación cada vez que reciban o produzcan documentación nueva.

El cuadro de clasificación documental, es el que muestra de forma gráfica y clara la estructura de un archivo, según la función de cada dependencia, en el cual se agrupan series, sub series y tipos documentales, de una forma lógica y sistemática, simplificando la clasificación, ordenación, conservación y recuperación de la información. Este cuadro facilita la búsqueda, ya que una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa.

Existen varios tipos de cuadros de clasificación:

• Orgánico: Reflejan la estructura orgánica de la organización, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades administrativas, departamentos y oficinas.
• Funcionales: Se basan en el análisis de las funciones o actividades de la empresa, que no tienen por qué coincidir con su estructura orgánica, ya que un departamento puede realizar más de una actividad.
• Orgánico-Funcional: Son las más comunes y como sus nombres indica son una mezcla entre los sistemas orgánicos y funcional. En este tipo de cuadros las categorías más generales son los órganos o sujetos productores y ellos cuelgan las series documentales.
• Por materias: Refleja el contenido o asunto de los documentos.

Es por eso que los cuadros de clasificación documental son considerados uno de los recursos más importantes debido a que se utiliza para el ordenamiento jerárquico de la documentación y para su rápida localización.

Los cuadros de clasificación documental tiene las siguientes cualidades:

• Delimitados: Los CCD deben estar asignados por unidades o secciones, con el fin de controlar su diligenciamiento y garantizar la seguridad de la documentación.
• Unificados: En los CCD no se tiene en cuenta la fecha de creación de los documentos, pues se basan en otros aspectos para la organización de la información.
• Estables: La estructura manejada deberá ser permanente y estable en el tiempo, con el fin de brindar flexibilidad y adaptabilidad a los cambios que se generen en la empresa.
• Simples: con el propósito de mantener el control y la facilidad de consulta y registro, la estructura de las CCD debe ser simple e intuitiva.

El cuadro de clasificación documental es una herramienta de gestión documental que se utiliza para asignar códigos de clasificación a los documentos de una organización. Se basa en la idea de que los documentos se pueden agrupar de acuerdo con sus temáticas y características, lo que facilita su almacenamiento y recuperación.