¿ Qué es el Tratamiento de Documentos Electrónicos?

• La captura de los documentos se realiza mediante la escaneadora de documentos, la cual permite digitalizar documentos físicos y almacenarlos en formato electrónico.
• El almacenamiento de los documentos se realiza en una base de datos, la cual permite guardar y organizar los documentos de forma segura y eficiente.
• La gestión de los documentos se realiza mediante el uso de un software de gestión de documentos, el cual permite clasificar, buscar y acceder a los documentos de forma fácil y rápida.

Para el tratamiento de estos documentos se tiene en cuenta la duración y la accesibilidad, en función de la naturaleza del documento, son validos con la firma electrónica y va desde su elaboración en formato electrónico hasta su disposición final para ser conservado en un archivo físico, virtual o en la nube. Es el conjunto de documentos producidos, almacenados y transmitidos en formato electrónico. La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, considera documento electrónico todo información contenida en un soporte electrónico susceptible de ser tratada por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural como apoyo de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, estos se conservan y transmiten mediante medios electrónicos de forma automatizada o no, mediante técnicas de tratamiento de la información y que pueda ser leída, registrada, almacenada, conservada, transmitida, difundida o recuperada, estos se almacenan con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso. Hay que tener en cuenta los principios, políticas y estrategias que controlan las actividades. Algunos documentos son transitorios y otros permanentes, su importancia radica en la función que cumplen en la organización y en la necesidad de conservarlos para el ejercicio de funciones administrativas o en el futuro. Los documentos permanentes son aquellos que deben conservarse por un tiempo indefinido, ya que tienen una importancia histórica, legal o patrimonial. Los documentos transitorios, por otro lado, son aquellos que solo deben conservarse por un período de tiempo determinado, ya que no tienen una importancia histórica, legal o patrimonial. En general, el tratamiento de documentos electrónicos se realiza mediante el uso de un software de gestión de documentos, el cual permite clasificar, buscar y acceder a los documentos de forma fácil y rápida.

• Conservación: Son todos los principios, políticas y estrategias que controla las actividades diseñadas para asegurar la estabilidad física y tecnológica de los materiales (datos, documentos o documentos de archivo), y la protección de su contenido intelectual durante su proceso de vida útil. La conservación física de los medios magnéticos debe de estar a temperatura de 10 a 18% c/humedad relativa 40 a 50%. Discos ópticos temperatura 10 a 18% c/humedad relativa 35 a 45%. Microfilm temperatura 17 a 20% /humedad relativa 30 a 40. *
• Migración: Elaborar copias de seguridad con nuevas tecnologías y así evitar la perdida de información valiosa para la organización, estos formatos deben ser cerrados para evitar modificación de documentos, la migración periódica de los documentos.
• Almacenamiento: Se almacena en soportes perdurables que pemita óptimos niveles de conservación, preferiblemente en soportes ópticos o archivos planos, con el fin de evitar modificación inadvertida de los documentos, el almacenamiento en la nube.

El almacenamiento de los documentos electrónicos se realiza en una base de datos, la cual permite guardar y organizar los documentos de forma segura y eficiente. La gestión de los documentos se realiza mediante el uso de un software de gestión de documentos, el cual permite clasificar, buscar y acceder a los documentos de forma fácil y rápida. Existen diferentes formas de realizar el tratamiento de documentos electrónicos, pero en general, el proceso se divide en tres etapas principales: la captura, el almacenamiento y la gestión de los documentos.