¿Qué es un Documento?

• Una factura.
• Un contrato. – Una carta.
• Una fotografía. – Un documento electrónico.

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de ser almacenado, transmitido o comunicado a un tercero, y trasmitir dicha información en el dominio del espacio del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc. Existen diferentes tipos de documentos, según su formato, su soporte y su función, toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, pairo o incluso una piedra o trozo de madera, los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

• Al soporte material usado para consignar la información
• A las características informacionales que conlleva.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante, así mismo, puede ser el resultado de un trabajo en el ámbito más cotidiano de las personas, también puede servir de prueba ante un tercero. El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés pudiendo entonces preservar en el tiempo la información que allí se encuentra consignada, cabe destacar a demás que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de información contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un pendrive o incluso en la nube.

Por lo general, se considera que un documento es una pieza escrita, pero también puede ser una fotografía, una pintura, una obra de arte, una película, etc. El documento es la impresión en algún tipo de papel de la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción.

En un archivo puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado, un archivo básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir de referencia o parte de una historia. Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal forma que tanto una escultura como una tabilla de arcilla o un disco compacto constituyen documentos. Ahora bien, desde el punto de vista del derecho, se considera que un documento es toda fuente escrita de prueba, que puede ser usada como elemento para comprobar un hecho.

Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es común encontrar documentos de archivo tales como proyectos de investigación, actas de evaluación de estos proyectos, informes de investigación, publicaciones de resultados, etc. Finalmente, las funciones referidas a labores extensionistas quedarán registradas en documentos relativos a propuestas de extensión, actas de evaluación de aquella, informes, entre otros.

Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a uno y a través del tiempo se forman series, por lo que no pueden considerarse como un todo, puesto que cada uno de ellos está en una situación particular dentro de la serie. Por otra parte, existen otros documentos que no necesariamente tienen que ser escritos, como las versiones orales de una tradición, que también pueden ser considerados documentos.